•Zodra de onderbreking is geactiveerd, wordt een record toegevoegd aan de tabel 'Projectmeldingen'. Vanuit deze tabel worden eens per uur e-mails aan de klanten gestuurd. In de e-mail wordt een beschrijving van de onderbreking gegeven en er staat een link naar een website in. Via deze link wordt een pagina getoond, waarin om akkoord voor de onderbreking gevraagd wordt. De opbouw van de e-mail wordt ingesteld in de template PlannedWork.txt.
•Als een onderbreking ingevoerd wordt, heeft de gebruiker de mogelijkheid om een standaard tekst aan de email toe te voegen. Deze standaardteksten staan in de template PlannedWork.txt.
•Per klantcontract wordt aangegeven binnen hoeveel dagen voor uitvoering van de onderbreking de e-mail uiterlijk naar de klant gestuurd moet worden. Als deze e-mail te laat verstuurd wordt, wordt een e-mail aan een of meerdere Cocon gebruikers gestuurd, waarin gemeld wordt dat de e-mail contractueel te laat is verstuurd.
•De notificatiemail zal altijd enkele dagen eerder verstuurd worden dan het aantal dagen dat bij het contract is aangegeven. Dit om te voorkomen dat de notificatie te laat is, als je het op de laatste dag laat aankomen en die dag is er net een probleem met versturen. Bij SA wordt uitgegaan van 5 dagen voordat de werkelijk datum aangebroken is. Stel dat je normaal 30 dagen van te voren waarschuwt, dan zal de notificatiemail tussen de 35 en 30 dagen van te voren verstuurd worden. Bij PSA gaat het om 3 dagen.
•Als er meldingen zijn, waarbij geen klantcontract bekend is, wordt er een e-mail gestuurd naar een of meerdere Cocon gebruikers.
•Als een klant 5 dagen na het versturen van de e-mail nog niet gereageerd heeft op de e-mail, wordt een e-mail met een herhaald verzoek tot reageren verstuurd. Er wordt maar één herinnering verstuurd.
•Als er 7 dagen na het versturen van de eerste e-mail nog geen reactie van de klant is gekomen, wordt de onderbreking automatisch op "Geaccepteerd" gezet. Van deze handeling wordt een e-mail gestuurd naar een of meerdere Cocon gebruikers.
•De inhoud van de verschillende soorten e-mail, welke aan de klant verstuurd worden, is in te stellen via een apart tekstbestand. Dit tekstbestand staat in de Cocon-map Templates en heeft als naam PlannedWork.txt. In dit bestand bevinden zich voor elke soort e-mail templates, welke door de gebruiker zelf te muteren zijn.
|
|
© Speer IT B.V. 1999-2018 |
