Middels mailmerge kan voor 1 of meerdere geselecteerde records met 1 druk op
de knop een standaard document afgedrukt worden. Mailmerge kan geactiveerd
worden middels het contextmenu onder de rechtermuisknop in het
adressen scherm, het personen scherm en de
taken lijsten.
De mailmerge template bestanden waaruit gekozen kan worden moeten op een vast
gedefinieerde plaats op de server staan, zie 'Opties'.
Voordat het document voor ieder gselecteerd record afgedrukt wordt, worden eventuele eigenschappen van de entiteit in het document gesubstitueerd. Deze eigenschappen moeten tags met de technische naam en omgeven door '[?' aan het begin en ']' aan het einde in het sjabloon bestand opgenomen zijn.
Om bijvoorbeeld de postcode van een adres te substitueren moet [?address.zipcode] in het sjabloon opgenomen worden (de tabelnaam mag eventueel weggelaten worden, [?zipcode] is dus ook toegestaan). Voorwaarde is wel dat de te substitueren gegevens in de lijst zichtbaar zijn.
Om vanuit een adressenlijst gegevens van een taak te kunnen substitueren moet de naam van de taak, gevolgd door de technische naam van het veld opgenomen worden zoals bijvoorbeeld [?schouwen.plan_end] voor de plannings einddatum van de taak die 'Schouwen' heet.
Naast het template document kan in de template folder een ini file (een
tekstbestand) opgenomen
worden met dezelfde naam als het document maar met de extentie .ini
In dit bestand kunnen de tags als sectie opgenomen worden en kan bij de sleutel
'DisplayFormat' een afwijkend displayformaat worden ingesteld. Bijvoorbeeld:
[ADDRESS.STATUSCHANGED]
DisplayFormat=dd MMMM yyyy
Als een eigenschap leeg is kan daarvoor een vaste tekst gesubstitueerd worden
door ;NULL=... op te nemen in het 'DisplayFormat'. Bijvoorbeeld:
[ADDRESS.BEW_LASTNAME]
DisplayFormat=;NULL=Onbekend
Indien de ruimte in de template beperkt is kan ook een alias voor de tag
gebruikt worden, bijv. [?BEW]. In het ini bestand moet deze alias dan vertaald
worden:
[BEW]
Code=ADDRESS.BEW_LASTNAME
DisplayFormat=;NULL=Onbekend
Indien een code vertaald moet worden en in de lijst in WorkOnPlanner de vertaalde waarde wordt weergegeven (Bijv. Woonkamer ipv WNK) dan kan een '-' als displayformaat opgegeven worden:
[ADDRESS.FRAME]
DisplayFormat=-
Indien tijdens het mergen een andere cultuur gebruikt moet worden dan de aktuele op de computer ingestelde cultuur (denk aan het weegeven van bijv. een datum met een weekdag vermelding) dan kan de cultuur tijdens het mergen overruled worden middels een 'Culture' instelling in de 'General' sectie. Bijv.:
[General]
Culture=de-DE
[?ADDRESS.REFERENTIALNR:FINT0000-0000] FINT = het commando en 0000-0000
de formattering zoals in .net gebruikelijk is.
Geeft bij een referentienr van 12345 als resultaat: 0001-2345
[?CUSTOM:QR:
https://link/{ADDRESS.REFERENTIALNR}{ADDRESS.ZIPCODE}] CUSTOM = het
commando en QR het (enige) type
Met als refnr 12345 en zipcode 3765EL geeft dit als resultaat een qrcode met
daarin als tekst:
https://link/123453765EL
Voorts kunnen er nog speciale tags opgenomen worden waarvoor de gebruiker voor het afdrukken gevraagd wordt een te substitueren tekst op te geven. Bijvoorbeeld indien u een weeknummer wilt opnemen kunt u in de sjabloon de tag [?weeknummer] opnemen. De gebruiker wordt dan gevraagd om het 'Weeknummer' in te geven voordat er afgedrukt wordt.
De ondersteunde documenttypes zijn .doc, .docx, .xls en .xlsx.
In geval van een Excel bestand waarbij de tags zich allen op 1 regel in de template bevinden wordt het document niet per record aangemaakt maar wordt er voor de hele recordselectie 1 document aangemaakt waarbij de regel met tags net zo vaak gedupliceerd wordt zodat er per record 1 regel in het Excel document wordt opgenomen.
Van het afgedrukte document wordt in geval van de mailmerge en indien er 1 document per geselecteerd record wordt aangemaakt, voor taken en adressen ook een kopie opgeslagen bij het adres en is middels het 'Documenten' tabje van het adres te benaderen.
De gegevens uit het hoofdproject kunnen gelinkt worden middels de tabelnaam
MAINPROJECT.
Hoofdproject info adres gegevens zitten in de tabel ADR2, zie tabel Adres (ADR)
voor de velden hierin..
Hoofdproject winkel adres gegevens zitten in de tabel ADR3, zie tabel Adres (ADR)
voor de velden hierin.